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Datenschutzinformation
Datenschutz-
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Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir, die mediadata, verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz Daten) daher ausschließlich auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen.
Wir informieren Sie auf dieser Seite darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Produkte, Dienste oder unsere Website nutzen oder Sie anderweitig mit uns in Kontakt treten.
I. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Media Data IKT GmbH
Obere Donaulände 7
4020 Linz
Nähere Informationen über den Verantwortlichen finden sie im Impressum.
II. Wer ist Ihre Ansprechperson zum Thema Datenschutz?
Sebastian Mandl
Datenschutzbeauftragter
Bei Fragen oder Anliegen des Datenschutzes senden Sie bitte eine E-Mail an datenschutz@media-data.at.
Weitere Kontaktmöglichkeiten finden Sie im Bereich Kontakt.
III. Wie werden Ihre Daten verarbeitet?
IV. Kontaktaufnahme und Geschäftsbeziehungen
IV.1 Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung oder deren Vorbereitung (Anbahnung) verarbeiten wir von Ihnen folgende Daten:
- Ihre Personalien:
- Name (inklusive Titelangaben und Anredeformel)
- Ansprechperson (bei Unternehmen)
- Postanschrift
- Kontaktinformationen, insbesondere Telefonnummern und E-Mail-Adressen
- Sofern zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, erfassen wir auch:
- Geburtsdatum und Geburtsort
- Ausweisdaten (Führerschein, Reisepass, ID-Card)
- Auftragsdaten:
- Zahlungsdaten (IBAN + BIC)
- spezielle Vertragskonditionen
- Produkt und Dienstdaten:
- Nutzungsdaten und -statistiken
- Feedbackdaten und Bewertungen
IV.2 Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir folgende Daten:
Sobald Sie mit uns in Kontakt treten, gelangen wir automatisch in den Besitz eines Teils Ihrer Daten. Welche Daten wir genau von Ihnen erlangen, ist abhängig von der Art und Weise wie Sie mit uns Kontakt aufnehmen:
IV2.1 Kontakt per Telefon:
Anrufdaten vor allem Ihre Telefonnummer inkl der Durchwahl, sowie alle zusätzlichen Daten, die Sie uns während des Telefonats mitteilen.
IV.2.2 Kontakt per E-Mail:
Ihre Kommunikationsdaten (bspw. Ihre IP-Adresse und Serverdaten), Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, und den Inhalt Ihrer Nachricht inkl der Anhänge.
IV.2.3 Kontakt per Post:
Ihre Postanschrift, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht inkl sonstiger beigelegter Dokumente.
IV.2.4 Kontakt via unserer Social-Media-Kanäle:
Ihre Kanalinformationen und den Inhalt Ihrer Nachricht.
IV.3 Rechtsgrundlagen
Ihre Daten werden von uns verarbeitet, um unsere vertragliche Pflichten gegenüber Ihnen erfüllen oder vorvertragliche Maßnahmen durchführen zu können (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). Vorvertragliche Maßnahmen beinhalten insbesondere, aber nicht ausschließlich, das Prüfen Ihrer Anforderungen, die weitere Kontaktaufnahme mit Ihnen bezüglich der Anfrage und die Erstellung und Übermittlung eines Kostenvoranschlags oder Angebots an die angegebenen Kontaktdaten (Anrufdaten, Kommunikationsdaten und Postanschrift).
Ihre E-Mail-Adresse und Kanalinformationen werden auch für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, um ähnliche Produkte oder Dienstleistungen von uns zu bewerben, sofern Sie nicht in der ECG-Liste der RTR-GmbH eingetragen sind und eine solche Verarbeitung nicht abgelehnt haben; dies geschieht aufgrund unseres berechtigten Interesses (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO): Mit Werbung über unsere Produkte und Dienstleistungen akquirieren wir Kundschaft und können so die Bestandsfähigkeit von mediadata festigen und ausbauen. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit zB per E-Mail an datenschutz@media-data.at widersprechen.
Ihre Telefonnummer wird für Werbezwecke nur dann verwendet, wenn Sie uns dafür zuvor Ihre Einwilligung erteilt haben (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO iVm § 174 Absatz 1 TKG 2021). Sie können diese Einwilligung jederzeit zB per E-Mail an datenschutz@media-data.at widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf der Einwilligung unberührt bleibt.
Ihre Postadresse wird von uns in einer unaufdringlichen Weise für Werbesendungen ebenfalls aufgrund unseres oben genannten berechtigten Interesses nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet; sie können dieser Verarbeitung jederzeit zB per E-Mail an datenschutz@media-data.at widersprechen.
IV.4 Übermittlungen
IV.5 Speicherdauer
Für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Vorbereitung über die Abwicklung bis hin zur Beendigung eines Vertrages) sowie darüber hinaus werden Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten aufbewahrt. Diese Fristen ergeben sich insbesondere aus:
- der Bundesabgabenordnung, insbesondere §132, Abs 1: 7 Jahre, bzw. solange die Daten für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind.
- dem Unternehmensgesetzbuch, insbesondere §§ 190, 212: 7 Jahre, im Sinne der unternehmensrechtlichen Aufbewahrungspflicht
- Umsatzsteuergesetz, insbesondere § 18, im Sinne der umsatzsteuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht
Im Falle einer Vertragsvorbereitung (Vertragsanbahnung) werden Ihre Daten überdies nur solange gespeichert, bis Sie uns
mitteilen, dass Sie kein Interesse mehr an einer Geschäftsbeziehung mit uns haben oder seit einer von uns gestellten Nachfrage zu Ihrer Anfrage binnen 3 Monaten keine Antwort von Ihnen eingelangt ist.
Sollten Ihre Daten überdies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein, so werden diese nicht gelöscht bzw vernichtet. Die Grundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO: Unser Interesse ist es Ihre Daten im Sinne unseres Rechtsschutzinteresses zu verwenden – sofern das für diese Zwecke erforderlich ist, um uns wirksam gerichtlich sowie außergerichtlich verteidigen zu können.
V. Bewerbungen
Wenn Sie eine Bewerbung mittels unseres Webformulars an uns richten, dann erheben wir zumindest folgende Daten:
- Ihren Vor- und Nachnamen
- die Position, für die Sie sich bewerben
- Ihre E-Mail-Adresse
- Ihr Bewerbungsschreiben
- sonstige individuelle Dateien, die Sie uns für den Bewerbungsprozess zur Verfügung stellen
V.1 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die von Ihnen entweder im Webformular angegebenen oder uns sonst zugesandten Daten (auch von dritter Seite zB von Bewerbungsportalen) werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Vorbereitung des Beschäftigungsverhältnisses) nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO verarbeitet. Zu diesen Maßnahmen zählen insbesondere, aber nicht ausschließlich, das Sichten Ihrer Daten und die nicht-automatisierte Bewertung Ihrer Qualifikationen für die angestrebte Position sowie die anschließende Kontaktaufnahme mit Ihnen, falls wir Nachfragen haben sollten oder Sie zu einem Bewerbungsgespräch einladen möchten.
Eine Verarbeitung Ihrer Daten stützt sich auf unser berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, wenn Ihre Daten erforderlich sind, um uns gerichtlich oder außergerichtlich zB gegen ungerechtfertigte Diskriminierungsvorwürfe im Bewerbungsverfahren zu verteidigen. Dies ist insbesondere solange der Fall, als die Frist zu Geltendmachung solcher Vorwürfe nach dem Gleichbehandlungsgesetz noch nicht abgelaufen ist (in der Regel 6 Monate, in bestimmte Fällen jedoch 3 Jahre).
Erteilen Sie uns bei der Übermittlung Ihrer Daten die Einwilligung Ihre Bewerbung in Evidenz zu halten (ohne Ihnen derzeit ein konkretes Beschäftigungsverhältnis in Aussicht stellen zu können), so stützt sich eine Verarbeitung Ihrer Daten auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit zB per E-Mail an datenschutz@media-data.at widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt dabei unberührt.
V.2 Übermittlung
Ihre Daten werden nur innerhalb von mediadata mit jenen Personen im unbedingt erforderlichen Ausmaß geteilt, welche für Ihren Bewerbungsprozess erforderlich sind: Geschäftsführung, HR-Abteilung, etwaige zukünftige unmittelbare Vorgesetzte, zukünftige Abteilungskolleg:innen. Im Übrigen werden Ihre Daten in der Regel an niemanden sonst übermittelt, sofern uns nicht eine gesetzliche Pflicht dazu trifft. In solchen Fällen müssen wir Ihre Daten an Behörden oder an die sonst gesetzlich definierten Empfangsstellen übermitteln.
V.3 Speicherdauer
Ihre Daten werden maximal für die Dauer Ihres Bewerbungsprozesses gespeichert. Brechen Sie den Bewerbungsprozess ab oder können wir Ihnen leider derzeit keine Position anbieten, werden Ihre Daten über den Bewerbungsprozess hinaus nur solange gespeichert, sofern Sie uns eine Einwilligung erteilen Ihre Bewerbung in Evidenz zu halten und Sie bei einem offenen Job-Angebot kontaktieren zu dürfen oder Ihre Daten noch zu Zwecken unseres Rechtsschutzes zur Verteidigung gegen Diskriminierungsvorwürfe erforderlich sind (in der Regel 6 Monate, in bestimmte Fällen jedoch 3 Jahre).
VI. Veranstaltungen
Im Rahmen der Anmeldung zu unserer Veranstaltung erheben wir folgende personenbezogene Daten:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Organisation
Während der Veranstaltung werden von uns gegebenenfalls Fotos und Videos angefertigt.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Diese Daten sind erforderlich, um:
- Ihre Teilnahme an der Veranstaltung zu organisieren und zu bestätigen bzw. Ihnen abzusagen
- Ihnen vorab Informationen zur Veranstaltung zukommen zu lassen
- Sie bei Änderungen, Verlegungen oder einer Absage der Veranstaltung zu kontaktieren
- Bei der Veranstaltung die Teilnahme zu verifizieren
- Die Angabe der Organisation dient dazu, damit wir nachvollziehen können, welche Organisation Sie bei der Veranstaltung repräsentieren
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf Ihrer Einwilligung bleibt dadurch unberührt. Der Widerruf kann per E-Mail an datenschutz@media-data.at, telefonisch unter +43 732 775151 oder persönlich während unserer Öffnungszeiten erfolgen. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf der Einwilligung einer Abmeldung der Veranstaltung gleichkommt.
Die Angabe und Verarbeitung der Information zu Ihrer Organisation erfolgt auch gemäß unserem berechtigten Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, bei öffentlichen insbesondere medienwirksamen Veranstaltungen zu prüfen und sicherzustellen, dass durch die Teilnahme von Personen bestimmter Organisationen die öffentliche Wahrnehmung von mediadata nicht negativ beeinträchtigt wird sowie sonst kein Reputationsschaden für uns eintritt.
VI.1.1 Allgemeine Fotos und Videos der Veranstaltung
Mit der Teilnahme an der Veranstaltung nehmen Sie zur Kenntnis, dass die von Ihnen angefertigten Fotos und Videos zu Dokumentationszwecken gespeichert werden und auf unserer Website www.media-data.at sowie auf unseren Social-Media-Kanälen Instagram, Facebook und LinkedIn veröffentlicht werden könnten. Wir verarbeiten die von Ihnen angefertigten Fotos und Videos auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, um unsere Veranstaltung zu dokumentieren und dafür zu werben. Durch die Dokumentation und Veröffentlichung der Fotos und Videos ist es uns möglich öffentlich über den Ablauf der Veranstaltung zu informieren und damit gleiche oder ähnliche zukünftige Veranstaltungen zu bewerben, wodurch wir unsere Kundenbeziehungen stärken und weiter ausbauen können.
Sie können der Verarbeitung Ihrer Fotos und Videos jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall werden wir Fotos und Videos, auf denen Sie abgebildet sind, umgehend löschen oder so bearbeiten, dass Sie auf den Fotos oder Videos nicht mehr erkennbar sind. Um von Ihrem Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 DSGVO Gebrauch zu machen, schicken sie uns, wenn möglich, hierzu bitte eine Nachricht an datenschutz@media-data.at, kontaktieren Sie uns telefonisch unter +43 732 775151 oder wenden Sie sich im Rahmen unserer Öffnungszeiten persönlich an uns.
VI.1.2 KI-Fotobox
Im Rahmen der Nutzung unserer KI-Fotobox verarbeiten wir Fotos von Ihnen. Die Verarbeitung Ihrer Fotos erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Die Fotos werden durch unsere lokale KI bearbeitet, um sie in eine von Ihnen gewählte Szene zu versetzen. Die Teilnahme an der KI-Fotobox ist freiwillig und dient ausschließlich zu Ihrer Unterhaltung im Rahmen der Veranstaltung (sozusagen ein Gimmick). Das durch die KI-Fotobox generierte Foto steht Ihnen anschließend mittels eines QR-Codes zum Download zur Verfügung. Dieser QR-Code ermöglicht nur den Zugriff auf das von Ihnen gemachte Foto.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf Ihrer Einwilligung bleibt dadurch unberührt. Der Widerruf kann per E-Mail an datenschutz@media-data.at, telefonisch unter +43 732 775151 oder persönlich während unserer Öffnungszeiten erfolgen. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf der Einwilligung einer Löschung Ihrer Fotos gleichkommt.
Die für Ihre Veranstaltungsteilnahme erhobenen Daten werden nicht Dritte übermittelt und ausschließlich von mediadata verarbeitet.
Ihre Fotos (außer jenen der KI-Fotobox) und Videos werden zur Veröffentlichung an die Diensteanbieter unserer Social-Media-Kanäle weitergegeben. Der Diensteanbieter wird jeweils als Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Ziffer 7 DSGVO tätig. Es gelten hinsichtlich der von diesen durchgeführten weiteren Verarbeitungen die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Diensteanbieter. Ihre Fotos und Videos werden mit der Übermittlung an die Diensteanbieter möglicherweise in ein Drittland, die USA, übermittelt.
Die erhobenen Daten werden spätestens einen Monat nach der Veranstaltung gelöscht, es sei denn, Sie erteilen uns Ihre Einwilligung, Ihre Daten auch für zukünftige Veranstaltungsinformationen zu nutzen. Solche Veranstaltungsinformationen umfassen Informationen über ähnliche Veranstaltungen oder sonstige Veranstaltungen von mediadata.
Alle Fotos und Videos, welche voraussichtlich weder dokumentiert noch veröffentlicht werden, werden von uns umgehend nach Ende der Veranstaltung gelöscht. Ansonsten werden alle Fotos und Videos für eine Dauer von maximal fünf Jahren ab dem Ende der Veranstaltung aufbewahrt.
Ihre Bilder aus der KI-Fotobox werden spätestens einen Monat nach der Veranstaltung gelöscht. Bitte beachten Sie: Eine vorzeitige Löschung ist jedoch jederzeit möglich, daher können Sie nur während der Veranstaltung mit Sicherheit auf Ihr gemachtes Bild zugreifen.
Wenn Sie unsere Website besuchen, dann verarbeiten wir folgende Daten:
- die IP-Adresse Ihres Endgeräts
- zusätzliche Information, die uns Ihr Browser beim Aufruf unserer Website übermittelt (insbesondere Bildschirmauflösung, Bildschirmgröße, Sprache, Betriebssystem und sonstige Metadaten)
- die aufgerufenen URLs (Pfade) auf unserer Seite inklusive der Parameter
- den Zugriffszeitpunkt
- die übermittelten Cookie-Daten
VII.1 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Weiters verarbeiten wir beim Besuch der Website Cookies. Nähere Informationen über Cookies und über die Zwecke der Datenverarbeitung finden Sie in unserer Cookie Richtlinie. Daten in technisch notwendigen Cookies werden auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses Ihnen unsere Website zur Verfügung stellen zu können nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet. Daten in nicht-technisch notwendigen Cookies werden ausschließlich auf der von Ihnen erteilten Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO verarbeitet. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Checkboxen (Kontrollkästchen) in unserer Cookie Richtlinie widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt dabei unberührt.
VII.2 Übermittlungen
Ihre Daten werden in der Regel an niemanden übermittelt, sofern uns nicht eine gesetzliche Pflicht dazu trifft. Eine solche Pflicht könnte sich insbesondere über eine Anfrage der Strafverfolgungsbehörden ergeben, sofern es um die Aufklärung von Straftaten geht. In solchen Fällen müssen wir Ihre Daten an Behörden oder an die sonst gesetzlich definierten Empfangsstellen übermitteln. Eine Übermittlung findet auch statt, wenn wir selbst von Hackerangriffen bedroht waren oder bedroht werden und rechtliche Schritte dagegen einleiten. Empfangsstellen sind dann Gerichte und ebenfalls Behörden.
VII.3 Speicherdauer
Ihre Daten werden für einen Zeitraum von einem Monat in unseren Server-Protokolldateien gespeichert. Wie lange Ihre Daten in Cookies gespeichert werden können Sie der Cookie Richtlinie entnehmen. Sofern Ihre Daten zu unserer Rechtsverteidigung in laufenden Gerichts- oder Behördenverfahren oder zu deren Vorbereitung erforderlich sind, werden sie erst dann gelöscht bzw vernichtet, wenn dieser Grund wegfällt.
VIII. Microsoft Teams
Wenn Sie mit uns via Microsoft-Teams in Kontakt treten, dann verarbeiten wir von Ihnen unterschiedliche Daten. Die von uns verarbeiteten Daten unterscheiden sich je nachdem, welche Informationen Sie uns über Microsoft-Teams übermitteln. Zumindest werden von uns folgende Daten verarbeitet:
- Benutzerdaten
wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Pseudonym, Profilbild, Sprache, Telefonnummer - Anmeldedaten
wie Benutzername, Passwort, PIN-Code, Sicherheitsfragen - Gerätedaten
wie IP-Adresse, Geräte- und Hardwareinformationen - Logdateien und Protokolldaten
wie Anmeldeprotokolle, Fehlerprotokolle
Je nachdem, welche Informationen Sie uns noch übermitteln, verarbeiten wir auch:
- Chat-Daten
wie Texte, Videos und Bilder, die
Sie uns im Laufe der Besprechung übermitteln - Audio-Daten
falls Sie mit uns über ein Mikrofon
kommunizieren - Video-Daten
falls Sie mit uns über eine Video-Kamera kommunizieren
oder uns Ihren Bildschirm freigeben, damit wir sämtliche Inhalte des
freigegebenen Bildschirms während der Besprechung angezeigt bekommen
Wenn Sie von uns eine Termineinladung bekommen an einer Microsoft-Teams Besprechung teilzunehmen, dann können Sie dies tun, indem Sie auf den im Termin enthaltenen Link „Im Web beitreten“ klicken. Daraufhin wird die Besprechung im Web, in Ihrem Browser geöffnet. Anschließend werden Sie aufgefordert Ihren Namen einzugeben und Sie können ebenfalls Einstellungen hinsichtlich der Videoübertragung (Webcam) oder Audio-Daten (Gesprächsdaten, Stimme) treffen.
VIII.1 Zwecke und Rechtsgrundlagen
VIII.1.1 Benutzerdaten, Anmeldedaten und Gerätedaten
Die Verarbeitung Ihrer Benutzerdaten, Anmeldedaten und Gerätedaten erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.
Sie können die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie aus dem Online-Meeting aussteigen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Aufbewahrungsdauer: Ihre Benutzerdaten werden nur so lange verarbeitet, wie die Online-Besprechung stattfindet. Darüber hinaus werden Ihre Anmeldedaten und Gerätedaten in Logdateien und Protokolldaten auf unseren Servern gespeichert. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem, was im Abschnitt „Logdateien und Protokolldaten“ angegeben ist.
VIII.1.2 Logdateien und Protokolldaten
Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses: Wir protokollieren alle Verbindungen inkl. der Gerätedaten und die aufgetretenen Software-Fehler von Microsoft-Teams auf unseren Servern. Wir tun dies aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, um uns vor Cyber-Attacken, insbesondere Social-Engineering (vor allem Identitätsdiebstahl), der Verbreitung von Malware durch infizierte Dateien oder Links oder Phishing (das Abgreifen von Passwörtern) zu schützen.
Zweck: Durch die Protokollierung können wir die Integrität und Funktionalität unserer technischen Systeme sicherstellen bzw. Fehler schnell beheben, Cyber-Attacken lückenlos nachvollziehen und unbefugte Zugriffe oder Malwareinfizierungen von (sensiblen) personenbezogenen Daten verhindern bzw. schnell erkennen und beheben. Die Daten werden ausschließlich zu diesen Zwecken verarbeitet.
Widerspruch und Einschränkung: Sie können der Verarbeitung der Logdateien und Protokolldaten jederzeit widersprechen. Wir werden die Logdateien und Protokolldaten dann nicht mehr verarbeiten, außer, sie sind zwingend notwendig, um die Integrität und Funktionalität unserer technischen Systeme aufrechtzuerhalten oder sie werden von uns zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt. Für die Dauer unserer Prüfung, ob Logdateien oder Protokolldaten zwingend notwendig sind, um die Integrität und Funktionalität unserer technischen Systeme aufrechtzuerhalten, können Sie die Verarbeitung der Logdateien und Protokolldaten einschränken lassen. Senden Sie dazu bitte eine E-Mail an datenschutz@media-data.at oder wenden Sie sich persönlich/telefonisch an unser Sekretariat.
Aufbewahrungsdauer: Logdateien und Protokolldaten werden für einen Zeitraum von einem Monat aufbewahrt. Darüber hinaus werden sie nur dann verarbeitet, wenn sie von uns zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.
VIII.1.3 Chat-, Audio- und Videodaten
Wir verarbeiten Chat-, Sprach- und Videodaten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.
Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung: Sie erteilen uns Ihre Einwilligung, die von Ihnen übermittelten Daten im Microsoft-Teams Chat (insbesondere Text-, Sprach- oder Videonachrichten sowie Dateien oder Links) ausschließlich für die Behandlung Ihres Anliegens, wegen dem Sie mit uns eine Microsoft-Teams-Besprechung führen, zu verarbeiten bzw. Ihre Sprachdaten des Mikrofons oder Ihre Bildinformationen der Kamera für die Abhaltung eines Online-Meetings zu verarbeiten.
Wir bitten Sie allerdings möglichst keine Daten über den Microsoft-Teams Chat zu übermitteln und stattdessen unsere MediaCloud zu verwenden. Ein entsprechender Link zum MediaCloud-Speicher, wo sie allfällige Dateien hochladen können, befindet sich im Besprechungstermin. Siehe hierzu den Abschnitt „MediaCloud“.
Sie können die von Ihnen erteilten Einwilligungen jederzeit widerrufen, indem Sie die Inhalte aus dem Chat löschen oder Ihr Mikrofon bzw. Ihre Kamera ausschalten. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags bzw zur Vertragsvorbereitung: Dienen die von Ihnen übermittelten Daten im Microsoft-Teams Chat der Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags, so werden Sie auf der Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO verarbeitet. Die Daten werden nur für die Zwecke der Vertragserfüllung bzw der Vertragsvorbereitungen (Erstellung eines Angebots oder weiteren Vertragsverhandlungen) verarbeitet.
Aufbewahrungsdauer: Ihre Sprach- und Videodaten werden nur während der Dauer der Besprechung verarbeitet, eine Speicherung findet grundsätzlich nicht statt (siehe allerdings den Abschnitt „Automatische Transkription der Microsoft-Teams-Besprechung“). Alle sonstigen übermittelten Daten über den Microsoft-Teams Chat oder die MediaCloud (insbesondere Text-, Sprach- oder Videonachrichten sowie Dateien oder Links) werden mindestens für einen Zeitraum von 7 Jahren aus buchhaltungsrelevanten und
steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt. Eine Aufbewahrung findet darüber hinaus statt, wenn die Verjährungszeit der Rechte und Pflichten aus dem Vertrag länger als 7 Jahre ist oder das Transkript zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt wird.
VIII.1.4 Automatische Transkription der Microsoft-Teams-Besprechung
Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags bzw zur Vertragsvorbereitung: Wir verarbeiten Ihre Sprachdaten auch zur Erstellung eines automatischen Transkripts gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, um einerseits den Abschluss, die Abänderung oder die Beendigung von Verträgen sowie den Verlauf von Vertragsverhandlungen zu protokollieren und andererseits Ihre Forderungen an uns sowie unsere Vertragsbedingungen zusammengefasst zu dokumentieren.
Zweck: Das aus Ihren Sprachdaten generierte Transkript wird dazu verwendet, uns gegen unberechtigte Rechtsansprüche verteidigen zu können, indem wir durch das Transkript unsere Rechte und Pflichten aus mit Ihnen geschlossenen mündlichen Vereinbarungen beweisen können und um den Inhalt von Vertragsverhandlungen und mündlich geschlossenen Verträgen zu dokumentieren.
Datenrichtigkeit: Um die sachliche Richtigkeit der transkribierten Daten zu gewährleisten übermitteln wir Ihnen das Transkript unverzüglich nach der Besprechung, sobald wir überprüft haben, ob das Transkript die Besprechung inhaltlich korrekt wiedergibt. Bitte korrigieren Sie darin alles, was aus Ihrer Sicht nicht korrekt transkribiert wurde, und übermitteln Sie uns anschließend das korrigierte Transkript. Sie haben jederzeit das Recht das Transkript von uns berichtigen zu lassen, falls darin enthaltene Informationen sachlich nicht richtig sind. Weiters haben Sie auch das Recht die Verarbeitung des Transkripts für die Dauer der Richtigstellung einzuschränken. Senden Sie dazu bitte eine E-Mail an datenschutz@media-data.at oder wenden Sie sich persönlich/telefonisch an unser Sekretariat.
Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Sprachdaten sowie dem daraus erstellten Transkript jederzeit widersprechen.
Nach einem Widerspruch der Verarbeitung löschen wir unverzüglich Ihre Sprachdaten bzw das erstellte Transkript bzw Teile davon, sofern kein konkretes zwingendes Interesse unsererseits überwiegt, Ihre Sprachdaten sowie das Transkript weiter zu verarbeiten oder wir diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
Aufbewahrungsdauer: Ihre Sprachdaten werden nach Erstellung des Transkripts unverzüglich gelöscht. Transkripte werden für einen Zeitraum von mindestens 7 Jahre aus buchhaltungsrelevanten und steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt. Eine Aufbewahrung findet darüber hinaus statt, wenn die Verjährungszeit der durch das Transkript dokumentierten Rechte und Pflichten länger als 7 Jahre ist oder das Transkript zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt wird.
VII.2 Empfangende Personen Ihrer Daten
Ihre Benutzerdaten und die von Ihnen übermittelten Daten im Microsoft-Teams Chat werden für die oben beschriebenen Zwecke an alle anderen Teilnehmenden der Microsoft-Teams-Besprechung sowie an Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park Leopoldstown Dublin 18, D18 P521 Ireland übermittelt. Gegebenenfalls kann durch Microsoft auch eine Übermittlung Ihrer Daten in die USA zu Mircosoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA bzw. zu Auftragsverarbeitern von Microsoft Corporation stattfinden. Es sind hinsichtlich dieser Datenübermittlung keine besonderen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten notwendig, da ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Artikel 45 DSGVO vorhanden ist und Microsoft Corporation und die für Microsoft-Teams relevanten Auftragsverarbeiter von Microsoft Corporation Teilnehmende des EU-US Data Privacy Frameworks („Privacy Shield“) sind.
IX. Ihre Rechte
Sie haben in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:
Das Recht auf
- Auskunft nach Art 15 DSGVO,
- Berichtigung nach Art 16 DSGVO,
- Löschung nach Art 17 DSGVO,
- Einschränkung der Verarbeitung nach Art 18 DSGVO,
- Datenübertragbarkeit nach Art 20 DSGVO und
- Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art 21 DSGVO.
Des Weiteren haben Sie auch das Recht, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben. Näher Informationen dazu finden Sie auf der Website der Datenschutzbehörde: https://www.dsb.gv.at/.
Identifikation des Antragstellenden
Wir weisen darauf hin, dass Ihre Anträge auf Geltendmachung Ihrer Rechte nur dann von uns bearbeitet werden können, wenn Ihre Identität nachgewiesen ist. Stellen Sie uns bitte dafür alle notwendigen Informationen zur Verfügung. Sollten wir Zweifel an der Identität von Ihnen haben, können wir zusätzliche Informationen nachfordern. Werden keine ausreichenden Informationen zum Nachweis der Identität (bspw. ein Ausweis) bereitgestellt, können wir die Bearbeitung des Antrags ablehnen. Ihnen steht es in diesem Fall frei sich bei der Datenschutzbehörde darüber zu beschweren.
IX. Änderungen der Datenschutzinformation
Bitte beachten Sie, dass sich diese Datenschutzinformation jederzeit ändern kann. Sie sollten daher regelmäßig den Inhalt dieser Datenschutzinformation überprüfen, sofern dieser für Sie relevant ist.
