Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir, die Media Data IKT GmbH, verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere DSGVO, DSG 2018).

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Datenverarbeitungen hinsichtlich der Nutzung unserer Dienste, Services, sowie unser Website oder wenn sie anderweitig mit uns in Kontakt treten.

Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Media Data IKT GmbH
Obere Donaulände 7
4020 Linz

Nähere Informationen über den Verantwortlichen finden sie im Impressum.

Wer ist Ansprechpartner zum Thema Datenschutz?

Sebastian Mandl
Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen oder Anliegen des Datenschutzes steht der Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@media-data.at oder unter der oben angegebenen Postanschrift zur Verfügung.

Datenverarbeitungen bei Geschäftsbeziehungen

Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung oder deren Vorbereitung (Anbahnung) verarbeiten wir von Ihnen folgende Daten:

• Ihre Personalien
  • Name (inklusive Titelangaben und Anredeformel)
  • eventuelle:r Ansprechpartner:in (bei Unternehmen)
  • Postanschrift
  • Kontaktinformationen, insbesondere Telefonnummern und E-Mail-Adressen
  • Sofern zur Vertragserfüllung notwendig, erfassen wir auch:
    • Geburtstag und Geburtsort
    • Ausweisdaten
• Auftragsdaten
  • Zahlungsdaten (IBAN + BIC)
  • spezielle Vertragskonditionen

Die Daten werden von uns dazu verarbeitet, um die Geschäftsbeziehung mit Ihnen zu pflegen und vertragliche Pflichten zu erfüllen.

Rechtsgrundlagen

Die Daten werden für die Erfüllung der mit Ihnen geschlossenen Verträge benötigt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). 

Speicherdauer

Für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Vorbereitung über die Abwicklung bis hin zur Beendigung eines Vertrages) sowie darüber hinaus werden Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten aufbewahrt. Diese Fristen ergeben sich insbesondere aus:

• der Bundesabgabenordnung, insbesondere §132, Abs 1: 7 Jahre, bzw. solange die Daten für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind.
• dem Unternehmensgesetzbuch, insbesondere §§ 190, 212: 7 Jahre, im Sinne der unternehmensrechtlichen Aufbewahrungspflicht
• Umsatzsteuergesetz, insbesondere § 18, im Sinne der umsatzsteuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht

Sollten Daten überdies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig sein, so werden diese Daten nicht gelöscht / vernichtet. Dies ist insbesondere bei nicht abgeschlossenen Reklamationen, offenen Forderungen oder eines laufenden Gerichtsverfahrens der Fall.

Datenverarbeitungen, wenn Sie mit uns in Kontakt treten

Sobald Sie mit uns in Kontakt treten, gelangen wir automatisch in den Besitz eines Teils Ihrer personenbezogenen Daten.
Welche Daten wir genau von Ihnen erlangen, ist abhängig von der Art und Weise wie Sie mit uns Kontakt aufnehmen:

Kontaktieren Sie uns per Telefon, so verarbeiten wir die Telefonnummer, von der aus Sie uns anrufen, sowie alle zusätzlichen Daten, die Sie uns während des Telefonats mitteilen.

Kontaktieren Sie uns per E-Mail, so verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Daten die für die elektronische Kommunikation notwendig sind (bspw. die IP-Adresse) und die Daten die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (Nachricht, Anhänge). E-Mails, die keinen identifizierbaren Absender aufweist und auch nicht für die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist, wird sofort vernichtet.

Kontaktieren Sie uns per Post, so verarbeiten wir Ihre Postanschrift, Ihren Namen und alles was Sie uns freiwillig übermittelt haben (Nachricht, Dokumente). Post, die keinen identifizierbaren Absender aufweist und auch nicht für die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist, wird sofort vernichtet.

Kontaktieren Sie uns über einen Social-Media-Kanal, so verarbeiten wir den Inhalt Ihrer Nachricht und allenfalls Ihren Namen (Benutzernamen) und Ihr Profil des jeweiligen Social-Media-Kanals.

Ihre Daten werden so lange verarbeitet, als dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens notwendig ist.

Rechtsgrundlagen

Mit der Übermittlung der Daten an uns, erteilen Sie uns die Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO), dass wir Ihre Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeiten dürfen.
Ihre Daten werden nicht an andere weitergeleitet. Sollte eine Weiterleitung notwendig sein, treten wir zuvor mit Ihnen in Kontakt, um uns dafür die Erlaubnis zu holen.

Die von Ihnen erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Alle auf dieser Einwilligung bisher durchgeführten Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.

… speziell, wenn Sie sich bei uns bewerben

Wenn Sie eine Bewerbung mittels unseres Formulars auf der Website an uns richten, dann erheben wir zumindest folgende Daten von Ihnen:

• Name (Vorname, Nachname)
• die Stelle, für die Sie sich bewerben
• E-Mail-Adresse
• Bewerbungsschreiben
• individuelle Dateien (alles was sie uns für den Bewerbungsprozess zur Verfügung stellen)

Die Daten werden für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten bei uns gespeichert / aufbewahrt.

Rechtsgrundlagen

Vor Abschicken des Bewerbungsformulars geben Sie uns durch Anhaken der Kontrollbox Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO), die angegebenen Daten im Bewerbungsprozess verwenden zu dürfen. Dies beinhaltet insbesondere die Kontaktaufnahme, falls weitere Information von Ihnen benötigt werden oder Sie über das Ergebnis des Bewerbungsprozesses zu benachrichtigen. Ihre Daten werden nicht an Dritte übermittelt und vertraulich behandelt. 

Sollten Sie für Ihre Bewerbung nicht unser Bewerbungsformular verwendet haben, so willigen Sie mit der Übermittlung Ihres Bewerbungsschreibens an uns in die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke des Bewerbungsprozesses ein (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO). Bitte geben Sie eine Absenderadresse oder anderweitige Kontaktdaten an, über die wir Sie im Laufe des Bewerbungsprozesses kontaktieren können.

Die von Ihnen erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Alle auf dieser Einwilligung bisher durchgeführten Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.

… speziell, wenn Sie unsere Website besuchen

Wenn Sie unsere Website besuchen, dann verarbeiten wir folgende Daten:

• die IP-Adresse Ihres Endgeräts
• zusätzliche Information, die uns Ihr Browser beim Aufruf unserer Website übermittelt (insbesondere Bildschirmauflösung, Bildschirmgröße, Sprache, Betriebssystem)
• die aufgerufenen URLs (Pfade)
• den Zugriffszeitpunkt
• die übertragene Datenmenge
• die Antworten des Servers (lediglich die Status-Codes, wie Verbindung erfolgreich oder nicht)

Die Daten werden von uns verarbeitet, um Ihnen die Website anzeigen zu können. Ohne diese Daten ist eine Serveranfrage zum Abruf der Website technisch nicht möglich. Aus Sicherheitsgründen, um uns vor Hackerangriffen zu schützen, protokollieren wir die Daten für einen Zeitraum von einem Monat in unseren Serverlogs (Server-Protokolldateien). Über diese Protokolle ist uns eine Nachverfolgung von Hackern möglich.

Rechtsgrundlagen

Weiters verarbeiten wir beim Seitenbesuch Cookies. Nähere Informationen darüber finden Sie in unserer Cookie Richtlinie (EU).

…speziell, wenn Sie mit uns eine Microsoft-Teams Besprechung abhalten

Wenn Sie mit uns mittels Microsoft-Teams in Kontakt treten, dann verarbeiten wir von Ihnen unter anderem folgende Daten:

• Benutzerdaten (Name)
• Chat-Daten, die Sie mit uns im Laufe des Teams-Chats zukommen lassen
• Audio-Daten, bei einem Telefongespräch und ebenfalls
• Video-Daten, falls es eine Videokonferenz sein sollte

Wenn Sie von uns eine Termineinladung bekommen an einer Microsoft-Teams Besprechung teilzunehmen, dann können Sie dies tun, indem Sie auf den im Termin enthaltenen Link „Im Web beitreten“ klicken. Daraufhin wird die Besprechung im Web, in Ihrem Browser geöffnet. Anschließend werden Sie aufgefordert Ihren Namen einzugeben und Sie können ebenfalls Einstellungen hinsichtlich der Videoübertragung (Webcam) oder Audio-Daten (Gesprächsdaten, Stimme) treffen. Die Daten werden dazu verwendet, um die Besprechung mit Ihnen abhalten zu können.

Ihre Daten werden nicht über die Besprechung hinaus gespeichert. Sämtliche Chat-Daten werden nach der Besprechung automatisch gelöscht, sofern mit Ihnen nichts anderes vereinbart ist.

Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung aller oben genannten Daten bilden die von Ihnen gegebenen Einwilligungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO). Die Einwilligung erteilen Sie uns durch Anhaken von Checkboxen oder dem Umlegen von Toggle-Switches (Kippschalter) der entsprechenden Besprechungseinstellungen, die Ihnen vor Einstieg der Besprechung gezeigt werden. Sie können diese Einwilligung durch die Schaltflächen, die während der Teams-Besprechung auf Ihrem Gerät angezeigt werden, jederzeit widerrufen.

Wenn Sie auf den Link „Im Web beitreten“ klicken, werden Sie auf www.microsoft.com weitergeleitet, wo Sie die Besprechungs-ID und den Passcode für das jeweilige Meeting eingeben können, um an der Besprechung teilzunehmen. Wurden die Besprechungsdaten eingegeben, so wird über Mechanismen seitens Microsoft sichergestellt, dass die eigentliche Besprechung über europäische Server stattfindet.

Werden Ihre Daten an andere weitergegeben?

Grundsätzlich werden Ihre Daten an keinen anderen von uns weitergegeben.

Ausnahmen:

• wenn es zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist
  Die Empfänger sind bei vertraglichen Verpflichtungen etwa Distributoren, Lieferanten oder andere Geschäftspartner die als Auftragsverarbeiter oder Gehilfe zur Vertragserfüllung herangezogen werden.
  Bei gesetzlichen Verpflichtungen die jeweils berechtigten Stellen (Behörden, Ämter)
• wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung gegeben haben

Beispiel: Wir sind offizieller Registrar für .at-Domainnamen. Die von Ihnen uns bekanntgegebenen Registrierungsinformationen werden an die offizielle Registrierungsstelle übermittelt, da wir dazu verpflichtet sind, den tatsächlichen Eigentümer (Endkunde) an die Registrierungsstelle zu übermitteln.

Alle herangezogenen Auftragsverarbeiter haben sich vertraglich verpflichtet, die übermittelten Daten entsprechend vertraulich zu behandeln und ausschließlich in unserem Auftrag zu verarbeiten.

Diverse Auftragsverarbeitungen für Auftraggeber:innen

Die Media Data IKT GmbH ist Auftragsverarbeiter für zahlreiche Auftraggeber:innen in deren Auftrag wir personenbezogene Daten verarbeiten.

Sollten Sie durch Zufall auf uns gestoßen sein, kann der Fall vorliegen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten im Auftrag unserer Auftraggeber durchführen. Wenden Sie sich bitte bezüglich der Geltendmachung Ihrer Rechte an den jeweiligen Verantwortlichen. Können Sie diesen nicht ausfindig machen, so steht Ihnen gerne unser Datenschutzbeauftragte zur weiteren Recherche zur Verfügung. Wir bitten um Verständnis, dass wir keinerlei Auskünfte über die Auftragsverarbeitungen, die über die Nennung des Verantwortlichen hinausgehen, ohne Zustimmung des jeweiligen Auftraggebers an Sie direkt erteilen dürfen.

Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte.

Das Recht auf:

• Auskunft nach Art 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art 16 DSGVO
• Löschung nach Art 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art 20 DSGVO
• Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art 21 DSGVO

Des Weiteren haben Sie auch das Recht, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben. Näher Informationen dazu finden Sie unter https://www.dsb.gv.at/ (Website der Datenschutzbehörde).

Identifikation des Antragstellenden

Wir weisen darauf hin, dass Ihre Anträge auf Geltendmachung Ihrer Rechte nur dann von uns bearbeitet werden können, wenn Ihre Identität nachgewiesen ist. Stellen Sie uns bitte dafür alle notwendigen Informationen zur Verfügung. Sollten wir Zweifel an der Identität von Ihnen haben, können wir zusätzliche Informationen nachfordern. Werden keine ausreichenden Informationen zum Nachweis der Identität (bspw. ein Ausweis) bereitgestellt, können wir die Bearbeitung des Antrags ablehnen. Ihnen steht es in diesem Zusammenhang frei sich bei der Datenschutzbehörde darüber zu beschweren.

ÄNDERUNGEN DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Bitte beachten Sie, dass sich diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern kann. Wir werden Hinweise auf Änderungen unserer Datenschutzerklärung auf unserer Website veröffentlichen.